Adiós al papeleo: una startup gestiona los horarios y vacaciones de tu equipo

Quisieron gestionar los horarios y vacaciones de sus empleados y terminaron gestionando los de otros 10.000 trabajadores de 3.000 empresas. Woffu nació en 2005, como una herramienta dentro de las oficinas de la consultora web Midatel Tecnología; ahora, es una spin off con presencia en España y América Latina, que este primer trimestre ha facturado el 90% de toda la facturación del año anterior.  

En el mundo del desarrollo tecnológico hay muchas formas de emerger. Están los que crecen rápido y los que crecen más lento; los que van a rondas de inversión y los que no quieren inversores; los que nacen siendo una cosa y terminan por pivotar y ser otra; y están, entre otros, los que nacen de otro proyecto. Este es el caso de Woffu.

Woffu pasó de ser una herramienta a ser una compañía, con su propio equipo, capital y clientes

"Lo hicimos para nosotros. Poco a poco, dejamos a nuestros clientes probar sin coste nuestra solución para la gestión de vacaciones. Y las críticas que recibimos fueron muy positivas", cuenta Miguel Fresneda, uno de los fundadores de Woffu junto con Víctor Pérez.

En 2015, hicieron el salto oficial y decidieron hacer el spin off. Así, Woffu pasó de ser una herramienta a ser una compañía, con su propio equipo, capital y clientes. La intención: especializarse en digitalizar y optimizar el tiempo de gestión de las ausencias, las vacaciones y las presencias de los trabajadores.

Adiós a los calendarios

Gestionar los horarios de personal es una labor necesaria en pequeñas y grandes empresas. Muchos tendrán un Excel, con colores y marcas. Algunos enviarán y recibirán correos electrónicos con solicitudes y respuestas de horarios, bajas y vacaciones. Los menos tecnológicos continuarán con sus folios y apuntes. Woffu pretende ahorrar el tiempo de gestión y plantea una solución colaborativa que funciona desde la nube. Allí, los empleados hacen sus solicitudes, los responsables la reciben (y las aceptan o rechazan) con total visualización de los equipos, y los de recursos humanos "se dedican a reoptimizar su tiempo con otro tipo de informes que aportan valor a la compañía", explica Fresneda.

Woffu pretende ahorrar el tiempo de gestión de personal y plantea una solución a las presencias y ausencias que funciona desde la nube

Desde 2015, cuando realizaron la primera ronda de capitalización, Woffu ha ido cambiando con las recomendaciones de sus clientes y no clientes. "Nos llamó una empresa (que en ese momento no era cliente) que había sido multada por la Seguridad Social y que le habían dicho exactamente cómo tenía que ser ese informe de control horario y control de presencia. Gracias a ellos, empezamos a mejorar nuestro informe de presencia y actualmente cumplimos todos los requisitos legales", cuenta Fresneda.

La plataforma, gratuita para las empresas con menos de siete empleados y de pago para las más grandes, ofrece tres opciones al momento de gestionar personal. La primera permite añadir horarios a cada trabajador (modificables cuando el responsable lo autorice). La segunda deja realizar un fichaje digital desde el ordenador o el móvil (lo que permite registrar los horarios de entrada y salida y computar tiempo teórico versus tiempo real para determinar si a un trabajador le faltan o le sobran horas). Y la tercera garantiza un fichaje con hardware biométrico, que permite marcar con el dedo las horas de entrada y lo sincroniza automáticamente con Woffu.

El arte de gestionar

Gracias a todas estas actualizaciones, en 2016 llegaron los clientes. Así, pasaron de cero a más de 350, entre las que destacan firmas como Kellog's, Jobandtalent, Doctoralia y LeadTech, entre otras 350.. A julio del año pasado, había alcanzado los 25.000 euros de facturación. Y ahora están a punto de llegar al breakeven point (punto de equilibrio financiero) y empezar a producir beneficios.

Los buenos resultados les han permitido crecer y pasar de un equipo de cuatro a uno de ocho, donde destacan diferentes perfiles entre programadores, comerciales, personal de soporte, asesores financieros y un gerente de proyectos. También han dado el salto a Latinoamérica, con clientes en Argentina, Brasil, Chile y México, y cuentan con usuarios en distintos puntos de Europa, por lo que la plataforma está disponible en inglés, francés, italiano y portugués.

Los emprendedores con técnicos y grandes ideas necesitan al lado gestores que les acompañen a llevar a buen performance esa empresa

"Los emprendedores muchas veces tienen perfiles técnicos, con grandes ideas pero que necesitan al lado gestores que les puedan acompañar a llevar a buen performance esa empresa", asegura Fresneda, quien también es profesor asociado de Contabilidad Financiera de la Universidad de Barcelona.

Así, explica que para emprender es necesario tener un plan de negocio. "Nosotros hicimos el nuestro y capitalizamos la empresa con 100.000 euros y luego con 125.000 más. Durante el primer año hemos estado quemando gran parte de esta inversión, de manera racional y prevista", añade. El objetivo ahora -dicen- es seguir creciendo, hacer otra ronda de inversión y doblar el personal.