Una mujer revisando su bandeja de correo electrónico.
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Un dato escalofriante para comenzar: se calcula que cada día se envían en todo el mundo alrededor de 270 mil millones de correos electrónicos. Y la tendencia es que esta cifra vaya a más.
En pocos años, el email se ha convertido en una herramienta de comunicación esencial en muchas áreas. La mayoría de nosotros tenemos una cuenta de correo electrónico y, quien más quien menos, solemos mandar emails con relativa frecuencia. Si bien es cierto que los correos electrónicos se envían con fines muy dispares, parece que poco a poco se va consolidando la preferencia de utilizar este tipo de mensajería en entornos comunicativos más formales, y así, se evita el uso de los emails para conversaciones con carácter más informal o superficial. Los que trabajamos en oficios relacionados con el ámbito de la tecnología, estamos familiarizados con la deslocalización del trabajo y en muchos casos, a estar pendientes del email donde y cuando sea.
Lo cierto, es que aunque cada vez se mandan más emails, su ámbito se va acotando más al de la comunicación formal. Con esos dos parámetros y con la cantidad de correo spam que circula en la red, para que nuestros correos sean tenidos en cuenta, hay que concederle cierta dedicación, sobre todo, si estamos hablando del entorno profesional.
Los emails más efectivos son aquellos donde los detalles están bien cuidados. Desde una dirección de correo que suene profesional al tono de expresión y pasando por supuesto por el estilo de escritura. Leer en plataformas digitales puede resultar en ocasiones muy cansado para los ojos. Cuanto más concreto sea el mensaje por lo tanto, mucho mejor. A nadie le motiva ver “un ladrillo” de texto para leer. Si además se puede facilitar la lectura con el uso de elementos en negrita o los denominados “bullet points”, será de gran ayuda para el receptor. No obstante, el abuso de signos de ortografía o efectos visuales demasiado abundantes pueden también tener un efecto agotador, por eso han de emplearse con buen criterio. Mucha gente recibe decenas de emails al día y si queremos que nuestro mensaje sea efectivo, debemos hacerlo tan cómodo como sea posible para el destinatario. 1and1 apunta a estos consejos para redactar un correo, ya que hay unas ciertas reglas o claves que hacen que un email sea efectivo y profesional, ya que en el ámbito laboral seguir un “cierto protocolo” es realmente importante.
Si tenemos que comunicar gran cantidad de información, es casi mejor dar unas cuantas pinceladas sobre los aspectos más importantes, y emplazar al receptor a una cita física o una llamada telefónica para exponer las circunstancias con más detalle. Y si la información que tenemos que enviar es de gran importancia o confidencial, entonces el grado de atención que debemos prestar es mucho mayor. A la hora de escribir el email deberemos hacerlo con plena concentración y no como tarea paralela a otra. Cuando acabemos, hay que darle una revisión concienzuda para comprobar que el contenido está como es debido. Además, mucha gente gestiona varias cuentas de correo desde su teléfono móvil, por ejemplo. Las prisas suelen ser malas consejeras y con frecuencia se envía el email al destinatario equivocado. Este tipo de aspectos deben ser repasados para evitar caer en errores comunes.