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¿Harto de reuniones infinitas? Una app ayuda a que dejes de perder el tiempo en ellas

Distintos estudios cifran en 31 horas al mes el tiempo perdido en reuniones improductivas, según datos que cifra la empresa Gamelearn, que ha creado una herramienta con formato de videojuego para mejorar este aspecto.

La mayoría de los trabajadores opinan que pierden mucho tiempo en reuniones
La mayoría de los trabajadores opinan que pierden mucho tiempo en reuniones GTRES

Distintos estudios cifran en 31 horas al mes el tiempo perdido en reuniones improductivas. Muchos trabajadores consideran que buena parte de su tiempo en reuniones se ha perdido porque son ineficientes, no se han tomado decisiones o se han alargado más de lo necesario. Una enfermedad, la 'reunionitis', que cada vez afecta a más y más empresas, y para la que Gamelearn (que se dedica a formación en gestión) cree haber encontrado una solución: una aplicación móvil para contabilizar el tiempo que se gasta en las empresas en reuniones y aprovechar mejor los 'meetings'.

"Hay muchas reuniones donde se cuentan cosas pero sólo eso, son reuniones informativas sin que se tomen decisiones. Para ello hemos creado una aplicación móvil con un toque de gamificación, una app llamada 'Brilliant Meeting' que utilice elementos de la dinámica de juegos en cosas que no son juegos: hacen que la gente se enganche más y se motive más, porque se lo pasa bien", dice Ibrahim Jabary, el CEO de la empresa. Dentro de esta aplicación hay escondido un curso para mejorar la gestión de reuniones. En primer lugar, se convoca a los asistentes con una apariencia de este tipo.

Todo el proceso de convocatoria de la reunión se trufa de consejos, mejoras, ideas y trucos para avanzar en aquellos puntos "que estén un poco más flojos: si por ejemplo eres una persona que retrasa mucho el comienzo de una reunión te da trucos y consejos para empezar a tiempo, o para no divagar, o para cortar las conversaciones paralelas, te da consejos para que no hagas reuniones meramente informativas y dejes la parte informativa para un correo u otras cosas".

Los consejos se dan en una pantalla como esta:

Por último, tenemos la métrica de las reuniones, tal vez lo más impactante de todo. Cuantificar el tiempo que tu empresa lleva empleado en reuniones, las que se han convocado, el tiempo que llevamos empleado y si es por encima o por debajo de los parámetros recomendados.

Como podemos ver, se lleva un conteo de las reuniones celebradas en la empresa, la duración media y se hace una estimación económica. Esta estimación está basada en estudios de Wharton Center for Applied Research, Better Business Meetings y Salary.com. Son bastante opinables, pues cifran un coste a nivel mundial de 800.000 millones de euros al año por reuniones ineficaces lo cual parecería, sobre el papel, muy exagerado. En este caso podemos ver cómo tras 36 reuniones de una media de 42 minutos (cada una cuesta 147 euros) el sobrecoste medio es de 42,5 euros. Se tomaron 4 decisiones por cada reunión mientras que hubo 9 tareas.

La empresa tecnológica española lleva muchos años tratando de mezclar ambos mundos: ofrecer formación de forma entretenida valiéndose de herramientas inspiradas en los videojuegos, que suponen la mayor industria cultural en España por volumen de facturación.


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